Freelance management assistente (zzp)

Startdatum: 08-02-2023

Einddatum: 31-03-2023

Functie schaal: 7

Aantal posities: 2

Werklocatie: Boxtel

Aantal uren per week: 32

Aantal dagen per week: 4

Klant heeft de voorkeur voor een kandidaat die ook bekend is met bestuurlijk proces en of kabinetszaken

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Complex agendabeheer, yes! Samen met jouw collega’s zorg jij dat onze burgemeesters, wethouders en gemeentesecretarissen zijn waar ze moeten zijn. Het is een uitdaging voor je om de drukke en complexe agenda zo efficiënt mogelijk in te richten. Je houdt rekening met alle prioriteiten en de belangen die daarbij spelen.

Binnen het bestuurssecretariaat ben je een belangrijk aanspreekpunt voor zowel de inwoners als de interne en externe relaties, je vormt feitelijk hét schakelpunt van en naar het bestuur. Je verleent voornamelijk secretariële en administratieve ondersteuning aan het college B&W, maar ook representatieve taken en het vervangen van je collega’s behoren tot je takenpakket.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit in totaal 8 ervaren medewerkers en is opgesplitst in de twee gemeentehuizen Boxtel en Sint-Michielsgestel. Onderling sparren en voor elkaar inspringen is van belang om de kwaliteit en continuïteit te borgen.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

• · Je onderhoudt persoonlijke en telefonische contacten met inwoners, (maatschappelijke) ondernemers en instellingen,bestuurders, directie en collega’s.

• · Complex agenda beheer: je beheert de agenda’s van de besturen (burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris) en hebt afstemming met hen hierover.

• · Je draait mee in het bestuurlijk proces en zorgt voor de follow-up van de bestuur stukken.

• · Je ondersteunt je collega’s op kabinetszaken zoals koninklijke onderscheidingen en ondersteunt je collega’s met het collegeproces in het zaaksysteem.

• · Het organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten.

• · Je verzorgt de uitvoering van de representatieregeling: van recepties bij een jubilea tot aan een bloemetje voor een collega.

Wat vragen we van jou?

· Je hebt een relevante MBO opleiding (management assistent / secretaresse)

· Je hebt ervaring in een soortgelijke functie binnen de gemeente

· De digitale werkomgeving kent geen geheimen voor jou, je hebt in ieder geval ervaring met de gangbare softwarepakketten zoals Microsoft office.

· Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en bent daarin service- en oplossingsgericht.

· Vertrouwelijke gegevens zijn bij jou veilig.

· Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en enige beheersing van de Engelse taal (mondeling en schriftelijk);

· Tenslotte ben je een geboren regelaar die altijd 3 stappen vooruit denkt. Hierdoor zie je kansen en mogelijkheden