Freelance management assistent (zzp)

Startdatum 1 februari 2023

Einddatum 1 mei 2023

Schaal 7

Aantal uur per week 20

Wat worden je taken?

Je staat opgesteld voor de afdeling Regie & Ontwikkeling, een beleidsafdeling waar circa 40 vaste medewerkers en circa 20 externen werkzaam zijn. De afdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanager en een teamleider.

Als managementassistent zijn je werkzaamheden heel afwisselend:

·        Verrichten van voorkomende (complexe) ondersteunende werkzaamheden op secretarieel administratief gebied, o.a. ten behoeve van agendabeheer, afhandeling brieven, managementrapportages, planning en voortgang, administratie, notulen, digitale postbus beheer etc.

·        Plannen en organiseren van de HR cyclus, je zorgt voor de uitnodiging en benodigde stukken

·        Bijhouden van opleidingsplannen, tijdig aanmaken van opleidingsovereenkomsten, verwerken administratieve acties voortkomend uit opleidingen (facturen, tijdregistratie, etc.)

·        Bijhouden van externe inhuur, controleren van tijdregistraties bij declaraties, tijdige signalering afloop, opstellen aanvraagformulieren, aanmaken en afmelden werkplekformulieren

·        Opstarten van het introductieprogramma nieuwe medewerkers, aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers, je zorgt dat de nieuwe medewerkers zich welkom en snel thuis voelen, zodat zij een snelle start kunnen maken

·        Verwerken van facturen in ons facturatiesysteem Coda

·        Bijhouden en verwerken van poststukken in documentmanagementsysteem Corsa

·        Het voorbereiden van portefeuillehouders overleggen met wethouders

·        Administratieve en secretariële ondersteuning voor projecten en op afdelingsniveau

Wie zoeken wij?

De organisatie, de afdeling en de vakgroep zijn volop in beweging. We zijn daarom op zoek naar een positief kritische collega, iemand die kan verbinden, reflecteren en verandervermogen heeft. Je neemt eigenaarschap, kijkt over grenzen heen en stemt af met je collega’s.

We zoeken dan ook een enthousiaste, professionele collega:

·        Met mbo werk-/ denkniveau, bv richting administratief/ secretarieel niveau 4

·        Liefst met gemeentelijke ervaring

·        Die het leuk vindt om structuur aan te brengen, bij te houden en het management te ondersteunen

·        Pro actief, communicatief vaardig en digitaal vaardig (belangrijk!)

·        Je werkt gestructureerd, bent integer en flexibel.