Freelance Kwartiermaker Vastgoed Informatiesysteem

Projectnaam:                      Vastgoed Informatie Systeem 2021

Onderwerp:                        Onderzoekstraject “Vastgoed Informatie Systeem”

Opdrachtomschrijving:         Advies en voorbereiding van inkoop van een Vastgoed Informatie Systeem (VIS) met een programma van eisen (PvE) en kostenraming.

                                          Advies inzake implementatie in de ICT-architectuur van de BAR-organisatie.

Wat willen we bereiken? (doel)

Een fundament in het beheren van vastgoed is het beheren van de informatie. Er is binnen cluster Vastgoed behoefte aan een systeem dat naast statische informatie per accommodatie antwoord geeft op vragen als: “Wat heeft zich in het verleden afgespeeld”, “hoe staan we ervoor” of “hoe ziet de toekomst eruit”.

Ons doel is een Vastgoed beheersysteem ter ondersteuning van processen, diensten en producten binnen cluster vastgoed en aangrenzende clusters in de ruimtelijke keten.

Wat gaan we daarvoor doen? (resultaat)

1.     Inventariseren informatie behoefte (per team en betrokken clusters breder in de organisatie)

2.     Inventariseren wensen, eisen en mogelijkheden. Denk hierbij aan:

·         Inzicht in de eisen en wensen die we stellen aan het vastleggen van de relaties tussen de verschillende architectuurlagen i.v.m. impactanalyse.

3.     Inventariseren raakvlakken en processen. Denk hierbij aan:

·         Business/bedrijfsarchitectuur (procesarchitectuur, bedrijfsfuncties)

·         Informatiearchitectuur (applicatiearchitectuur, gegevensarchitectuur, berichtenarchitectuur)

·         Technische architectuur

4.     Opzetten informatiemodel

5.     Risico- en verificatiemanagement.

6.     Rechten en rollen

7.     ICT ondersteuning / database beheer / applicatiebeheer

8.     Inventariseren positionering/capaciteit gegevensbeheer (capaciteit/uren zowel projectmatig en latere beheer fase)

9.     Initiële inschatting van eenmalige en structurele kosten inclusief de implementatie kosten

Waarom is het nodig? (probleem)

Vastgoed informatie is momenteel niet eenduidig beschikbaar of aanwezig. Beschikbare vastgoed informatie is verspreid, niet vindbaar en/of actueel.

De huidige werkwijze brengt diverse risico’s met zich mee. Het vastleggen van informatie m.b.t. de gemeentelijke accommodaties is onvoldoende geborgd. Zoeken en opvragen van informatie kost onnodig veel tijd en de resultaten zijn vaak onvolledig.

Waarom moet het juist nu? (aanleiding)

Een centraal informatiesysteem is een vereiste voor de volgende stap naar professioneel vastgoedbeheer. O.a. met oog op de aankomende verduurzamingsslag is direct toegankelijke informatie over onze accommodaties noodzakelijk.

Waar moeten we op letten? (risico’s en neveneffecten)

Een extra applicatie betekent extra administratieve handelingen. Hier moet oog voor zijn bij de aanschaf en implementatie. Bij voorkeur vervangt VIS een of meerdere andere applicaties/handelingen.

Applicatie moet voldoen aan de uitgangspunten van ons ICT en Applicatiebeleid.

Beheer van informatie goed borgen binnen cluster (functioneel/gegevens beheer)

Wat hoort niet bij dit project? (afbakening)

- Aanschaf van de nieuwe applicatie;

- Implementatie van nieuwe applicatie.

Communicatie

Informeren cluster Vastgoed (clusters die actief met het VIS gaan werken op de hoogte houden)

Evaluatie

Mijlpalen in het project (stappen zoals beschreven onder resultaten) worden gepresenteerd in de projectgroep. Dit zijn tevens evaluatiemomenten voor het project en de externe projectleider.

Must haves (knockouts)?

·        Affiniteit met system engineering;

·        Onafhankelijke frisse blik;

·        Ervaring met in het kaart brengen van werkprocessen en een vertaalslag kunnen maken naar een IT oplossing;

Pre's?

·        Gemeentelijke ervaring;

·        Ervaring met aanbesteding van een Vastgoed Beheer Systeem;

·        Kennis van (Maatschappelijk) Vastgoed.

Sollicitatie deadine is 14-5 om 13:00 uur.