Freelance kwaliteitsmedewerker informatiebeheer (zzp)

Uren per week: 16-32

Standplaats: Gouda

Startdatum inzet: zsm

Einddatum inzet: 31-12-2024

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

De gemeente Gouda is op zoek naar tijdelijke kwaliteitsmedewerker informatiebeheer

Wat is de aanleiding?

Gemeente Gouda zet vol in op het verbeteren van de dienstverlening. Dit doen met het organisatie brede programma Slim, snel en digitaal. We maken de switch van documentgericht (papier) naar procesgerichte informatie (digitaal). In de afgelopen jaren hebben we al meer dan 200 processen digitaal gemaakt en zijn we op weg naar de laatste processen. Digitaal procesgericht werken staat bij gemeenten bekend als zaakgericht werken.

Het grootste deel van de taken van het programma wordt opgepakt door de afdeling Informatievoorziening en Automatisering. Je maakt onderdeel uit van het team Informatievoorziening en dan specifiek kennisgebied Informatiebeheer.

Wat ga je doen?

Informatie (e-mails, documenten) rondom een proces komt via verschillende kanalen binnen en kan via verschillende kanalen weer naar de aanvrager toe. Een zaak in het zaaksysteem is de plek waar al die informatie, rondom een aan(vraag), melding of taak, samen komt en waar de digitale archivering plaats vindt. Het is daarbij van belang dat een zaak volledig is. Dat wil zeggen: de juiste informatie en documenten bevat. Niet alleen om te voldoen aan de wettelijke eisen zoals de Archiefwet, maar ook om het organisatiegeheugen op orde te houden.

Juist op dat vlak is jouw hulp nodig. Je helpt om grip te krijgen op de digitale werkelijkheid door steekproefsgewijs afgesloten zaken te controleren. Dit doe je aan de hand van het vervangingsbeleid en het kwaliteitshandboek van informatiebeheer. Het resultaat van al die steekproeven is een 0-meting. De uitkomsten van de 0-meting worden gedeeld met de organisatie.

Met wie werk je samen?

Je eerste aanspreekpunt is een van de de adviseurs informatiebeheer. Er zijn afspraken hoe precies de steekproef moet plaatsvinden, daardoor hoe je niet zelf het wiel uit te vinden. Je werkt ook samen met de andere collega’s van informatiebeheer en de functioneel beheerders van het zaaksysteem

Ter afwisseling kan je ook andere klussen binnen informatiebeheer oppakken die raken aan kwaliteitszorg. Zoals helpen bij het toevoegen van bestanden aan zaken (archief op orde krijgen) en aan medewerkers vragen waarom sommige zaken in het rood staan (rappelleren). Maar de primaire opdracht is het uitvoeren van steekproeven op afgesloten zaken.

En verder...

·        Heb je MBO+ werk en denkniveau

·        Weet je wat een zaaksysteem is en wat zaakgericht werken is

·        Heb je bij voorkeur ervaring met papieren en/of digitale archiefvorm

·        Heb je bij voorkeur kennis van papieren en digitale archiefvorming bij gemeenten

·        Heb je bij voorkeur eerder in het vakgebied van informatiebeheer/Documentaire Informatie Voorziening gewerkt

·        Heb je een doenersmentaliteit, je steekt je handen uit de mouwen

·        Ben je leergierig: je vraagt door tot het helder is

·        Werk je gestructureerd

Uren per week: 16-32 uur

Duur: heden t/m 31 december 2024