Freelance instrumenten en records management officier-IRMO (zzp)

Startdatum: zsm, in overleg bespreekbaar.

Duur opdracht: 6 maanden met kans op verlenging

Aantal uren week: Tussen 18 en 32.

Inschaling: 11 gemeente cao

De gemeente Almere heeft kaders, beleid en richtlijnen ten aanzien van informatiebeheer, als onderdeel van de  Governance, Risk en Compliance van de informatievoorziening. 

De afdelingen zijn verantwoordelijk voor het toepassen hiervan.  De Instrumenten en Recordsmanagement Officier (IRMO)houdt toezicht op de handhaving van informatiebeheer-beleid, vertaalt het beleid naar instrumenten en adviseert over inbedding van informatie- en archiefbeheer.  

De IRMO is gespecialiseerd zowel in de inrichting van informatiebeheer binnen werkprocessen en projecten met bijbehorende instrumenten, alsook ook in de inrichting van processen specifiek voor het informatiebeheer. Daarmee is de IRMO een schaap met vijf poten dat op strategisch, tactisch en operationeel niveau kan schakelen:

·        Strategisch vanuit het ontwerpen van instrumenten voor informatiebeheer in samenhang met de architectuur voor informatiehuishouding;

·        Tactisch vanuit het inrichten van deze instrumenten, het inrichten van processen voor informatiebeheer en het adviseren over juiste toepassing;

·        Operationeel vanwege de toezichtstaken inzake juiste toepassing van informatiebeheerbeleid in de werkprocessen.

De IRMO werkt nauw samen met andere collega’s voor de informatievoorziening en stemt af met de Informatiebeheer Officer (IBO),  verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en richtlijnen inzake het informatiebeheer. 

Resultaatgebieden en belangrijkste activiteiten

1.      Ontwikkeling van instrumenten voor informatiebeheer:

Signaleert trends en ontwikkelingen in het werkgebied en stimuleert c.q. initieert op basis daarvan aanpassingen van instrumenten. Hiermee wordt bedoeld de instrumenten die nodig zijn voor informatiebeheer in de processen van de organisatie. Draagt zorg voor een goede inbedding in samenhangende gebieden zoals procesarchitectuur, gegevensmanagement en het applicatielandschap.

2.      Advisering over informatiebeheer en bijbehorende instrumenten:

·        Adviseert aan het management en de directie over de inrichting van informatiebeheer in processen en instrumenten om te kunnen voldoen aan de archiefwet en de daaruit voortvloeiende regelingen, zoals vastgelegd in beleid.

·        Adviseert aan proceseigenaren gevraagd en ongevraagd bij vraagstukken rondom informatiebeheer in primaire processen.

·        Zorgt voor een goede kennisoverdracht (opleiding en voorlichting) aan afdelingen over het gebruik van de instrumentarium en over de uitvoering van bijbehorende

3.      Ontwikkeling en verbetering van processen voor informatiebeheer:

·        Zorgt voor de (door)ontwikkeling en implementatie van gemeente brede processen voor informatiebeheer, zoals bijvoorbeeld het vernietigingsproces.

·        Volgt landelijke ontwikkelingen, kansen en (wettelijke) verplichtingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer.

4.      Handhaving van beleid:

·        Ondersteunt de IBO bij het toetsen van complexe en omvangrijke projecten vanuit het oogpunt van informatiebeheer en archivering.

·        Stelt in samenwerking met IBO plannen op voor verbetermaatregelen uit rapportages en coördineert deze.

Werk- en denkniveau

Hbo en academisch werk- en denkniveau.

Kennis en ervaring

·        Kennis over en zeer ruime ervaring met informatie- en archiefbeheer.

·        Kennis van de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende regelingen en normen.

·        Globale kennis van de aan het vakgebied aangrenzende wet- en regelgeving zoals AVG, Baseline Informatiebeveiliging gemeenten, Wet elektronisch berichtenverkeer, Wet elektronische handtekening,

·        Kennis van referentie architectuur GEMMA/NORA.

·        Goede kennis van de gemeentelijke organisatie en processen, alsmede de bestuurlijke en politieke verhoudingen.

·        Ervaring met het doorvertalen van  informatiebeleid naar praktische handvatten voor gebruik door de organisatie.

·        Ervaring met het inrichten en implementeren van informatiebeheerprocessen.

·        Ervaring met het houden van nulmetingen cq audits op het gebied van informatie- en archiefbeheer en het rapporteren erover

·        Ervaring met het vertalen van verbetermaatregelen naar een projectmatige aanpak voor de verbetering.

·        Goede analytische skills op het gebied van bedrijfsprocessen in relatie tot informatiebeheer

·        Ervaring op het snijvlak procesinrichting, informatiehuishouding en applicaties;

·        Uitstekende advies- en communicatieve vaardigheden.

·        Organisatie- en improvisatievermogen.

·        Ervaring met faciliteren van workshops en  kennisoverdracht

Competenties

·        Omgevingssensitiviteit (C)

·        Analyseren (C)

·        Creatief (C)

·        Resultaatgericht handelen (C)

·        Initiatief nemen ( B)

·        Overtuigen ( C)

·        Visie (B)

·        Samenwerken ( C)

·        Plannen en organiseren ( C)