Freelance informatieadviseur (zzp)

Startdatum: z.s.m. (zodra een VOG beschikbaar is)

Einddatum: 01-04-2024 (duur is halfjaar)

Aantal uren week: 28/36

Thuiswerkratio: 50|50

Inschaling: 10A Cao Gemeenten

Update/opnieuw uitgezet 04/10/23:

Wij zoeken een informatieadviseur die zelf kennis en ervaring (liefst in opgeleid) heeft met de Archiefwet en WOO. Tevens zal deze professional in staat moeten zijn om advies en beleid te maken(schrijven). Het is een positie waarbij je vanuit Gemeente Lelystad bij Provincie Flevoland je werkzaamheden verricht.

Sta jij midden in de zich snel ontwikkelende wereld van het informatiebeheer, volg je bijbehorende wet- en regelgeving op de voet en kun je dit vertalen naar de dagelijkse praktijk binnen de organisatie? Heb jij een scherpe analytische blik en denk je graag mee over het stroomlijnen van digitale werkprocessen en de borging van de kwaliteit van het informatiebeheer? Ben jij in staat om bondige, breed gedragen beleidsplannen te schrijven? Vindt jij het leuk om samen met onder andere de recordmanager, de informatiespecialisten en andere adviseurs de urgentie van goed informatiebeheer binnen de organisatie uit te dragen? Dan hebben wij de uitdaging voor jou!

Waar ga je dit doen?

Bij de gemeente Lelystad zijn we ambitieus. We zorgen samen voor dat Lelystad een nog mooiere plek voor inwoners, ondernemers en bezoekers wordt. Dit lukt ons bijvoorbeeld door het doorontwikkelen van onze kust en het vinden van vernieuwende manieren om inwoners en ondernemers te ondersteunen.

Zodra je bij ons werkt zie je hoe we samenwerken: met respect voor elkaar en door vrijheid en verantwoordelijkheid te combineren. Dit is binnen de hele gemeente zo en ervaar je dan ook zeker binnen team informatiemanagement en automatisering (IMA), dit team bestaat uit [aantal collega’s] collega’s. Samen dragen jullie de zorg voor het aanbieden van een hedendaagse informatievoorziening die de organisatie en de burger zo optimaal mogelijk tot dienst kan zijn. 

Via het programma “Lelystad Digitaal 2025” zet de gemeente Lelystad volop in op het verder digitaliseren en automatiseren van de informatievoorziening. De daarbij behorende ambities hebben grote invloed op de werkwijze binnen de gemeente Lelystad. Team IMA ondersteunt dit proces.

De functie

De informatieadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen en uitdragen van strategisch beleid op het gebied van informatiebeheer en archivering binnen de gemeentelijke organisatie. Veelal gebeurt dit in samenwerking met de collega informatiemanagers. De informatieadviseur adviseert binnen de gehele organisatie over informatiebeheer en archivering en treedt op als sparringpartner over bijvoorbeeld toepassing van de archiefwet. Hiertoe volgt hij/zij ontwikkelingen op het vakgebied en vertaalt hij/zij wetgeving naar processen en protocollen voor de organisatie.

Je omarmt afwisseling en bent in staat om je eigen verantwoordelijkheid hierin te nemen. Je bent zelf in staat om, in overleg met collega’s en afstemming met het portfolioboard en management, prioriteiten te bepalen en werkzaamheden daarop aan te passen. Je bent communicatief sterk en weet binnen een netwerk van directe collega’s en externe partners goed te schakelen.

De belangrijkste werkzaamheden zetten we voor jou hieronder op een rij:

• ontwikkelt, schrijft en draagt inhoudelijk bij aan strategisch informatiebeleid binnen het vakgebied digitalisering en informatiebeheer en archivering;

• vertaalt wetgeving op het gebied van digitalisering, archivering en informatiebeheer naar handvatten voor de organisatie. Hierbij gaat het om beleid en protocollen;

• is het aanspreekpunt voor complexe informatie- en digitaliseringsvraagstukken uit de organisatie. De informatieadviseur adviseert de collega’s en teams in deze vraagstukken;

• geeft advies over archiveringsvraagstukken zoals bijvoorbeeld bewaartermijnen en informatieopslag;

• onderhoudt het netwerk van partners, andere overheden en relevante stakeholders op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering. De informatieadviseur gaat naar een aantal vaste overleggen en onderhoudt contact met relevante organisaties;

• draagt zorg voor tijdige, juiste en volledige verwerking van complexe voorstellen/beleid waarbij (bestuurlijke) besluitvorming nodig is;

• neemt (actief) deel aan de Chief Information Office. Dit is een multidisciplinair overleg waar informatie-uitwisseling plaatsvindt vanuit verschillende disciplines binnen het thema informatievoorziening. Ook worden er vanuit dit overleg diverse samenwerkingen opgestart;

• neemt (actief) deel aan het overleg van Het Flevolands Archief (gemeentelijke regeling). Hier worden vraagstukken op strategisch niveau ingebracht en besproken. Zorgt tevens voor de bestuurlijke ondersteuning op dit beleidsterrein;

• levert vooraf informatie aan en stelt verbeterplannen op naar aanleiding van (interbestuurlijk toezicht- archiefbeheer) en is het aanspreekpunt voor de Provincie Flevoland;

• levert een actieve bijdrage aan het verhogen van de digitaliseringsgraad van de organisatie en stelt hiervoor actief voorstellen op.

• is verantwoordelijk voor het ontwerp, inrichting en borging van het zaaksysteem/DMS, zodat een optimale aansluiting wordt bereikt met de beoogde procesgeoriënteerde manier van werken;

• ziet toe op en zorgt voor een juist gebruik van het zaaksysteem/DMS en adviseert over het gebruik, de wijze van ordening en de ontsluiting van digitale informatie(bronnen) en de inrichting van de informatiestromen;

Onze nieuwe collega

• is een enthousiaste, gedreven informatieprofessional met HBO-plus denk- en werkniveau met afgeronde vakgerichte opleidingen;

• heeft kennis van de archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving;

• heeft een vernieuwende kijk op informatiebeheer;

• is analytisch, besluitvaardig en heeft een proactieve instelling;

• is omgevingsbewust, politiek/bestuurlijk sensitief en sterk in advies geven of heeft potentie om dit nog meer te ontwikkelen door ervaring op te doen;

• maakt de vertaling naar concrete, vernieuwende informatiebeheerplannen, beleidsplannen en visies;

• kan goed overweg met moderne zaaksystemen, Document Management Systemen en kan ook anderen hierover goed adviseren;

• heeft overtuigingskracht en weet het team en de organisatie mee te nemen in de veranderingen op het gebied van digitalisering en proces- en zaakgericht werken;

• is een empathische en integere teamspeler die gaat voor de teamprestatie.

Je bent een echte netwerker, jouw werk is accuraat, je neemt initiatief en je weet je werk goed te organiseren. Je bent toegankelijk en je beschikt over uitstekend ontwikkelde communicatieve vaardigheden.