Freelance hoofd bestuursondersteuning (en assistent gemeentesecretaris) (ZZP)

Sollicitatie deadline: 17-12 9:00

Aantal uren 32 a 36uren

Start zsm (in overleg ivm kerstperiode)

Duur: 6 maanden met optie tot verlenging

Er wordt vanuit huis gewerkt, als het weer kan dan enkele dagen op kantoor

Schaal 11, richttarief 90 euro

Persoon moet zowel ervaring hebben binnen gemeenten en daarnaast leidinggevende ervaring hebben

Je geeft leiding aan een viertal bestuursondersteuners, daarnaast ben je de assistent van de gemeentesecretaris. Een afwisselende, uitdagende functie met een dubbelrol! Vanuit een dienstverlenende houding, binnen een dynamisch krachtenveld, bied je op zorgvuldige wijze ondersteuning aan de gemeentesecretaris. Je gaat aan de slag in een ambitieuze gemeente, in een klein team met een grote verbindende rol tussen bestuur en organisatie. Spreekt dit jou aan? Lees dan verder!

Waar kom je te werken

Binnen gemeente Zwijndrecht werken ongeveer 250 medewerkers. In onze organisatie staat de mens centraal. Door vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid te sturen op geluk, gedrevenheid en gezondheid halen we het beste uit onszelf en onze mensen, waardoor werkplezier en prestaties vergroten.

Zwijndrecht is een ambitieuze gemeente en we werken samen met onze partners en inwoners aan een aantal grote opgaven die zijn vastgelegd in het raadsprogramma "Krachtig Zwijndrecht":

§ We werken aan een evenwichtige bevolkingssamenstelling

§ We werken aan een veilig (en leefbaar) Zwijndrecht

§ We pakken armoede aan

§ We werken aan een gezonde basis voor iedereen

§ We organiseren zorg en ondersteuning wanneer inwoners dat nodig hebben

§ Inwoners en hun (zorg)vragen staan centraal

Wie zijn wij en waar staan wij voor

Je gaat aan de slag in een enthousiast, positief en gedreven team. Het team heeft een belangrijke verbindende rol tussen bestuur en organisatie. Met elkaar staan wij voor een efficiënte en effectieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders. Voor inwoners, organisaties en ondernemers die contact zoeken met het bestuur is het team het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje. We doen dit met plezier en er mag ook zeker gelachen worden!

Wat ga je doen

De werkzaamheden zijn onderverdeeld in twee rollen, Assistent Gemeentesecretaris en Hoofd Bestuursondersteuning.

Als Assistent Gemeentesecretaris verzorg je in afstemming met de gemeentesecretaris het mailboxbeheer (opvangen, prioriteren en beantwoorden van mails). Je zet actief acties uit naar aanleiding van mail, post en telefoon. Je zorgt voor de opvolging van afspraken en acties van de gemeentesecretaris. Daarnaast verzamel en lees je inhoudelijke stukken ten behoeve van de voorbereiding van de diverse vergaderingen voor de secretaris. Indien nodig plan je een voorbereidend overleg in of je vraagt ambtelijk advies op.

Je bereidt in samenspraak met de bestuursondersteuners en de gemeentesecretaris de agenda voor het college voor. Je stemt deze agenda ook af in samenspraak met de griffier i.v.m. de gemeenteraad. Naast het notuleren van de collegevergaderingen, zorg je voor een goede stroomlijning van de stukken en de acties die hier uit voort komen. Eigenlijk alles wat nodig is voor een goed verloop van het bestuurlijk besluitvormingsproces.

Als Hoofd Bestuursondersteuning ben je de leidinggevende van het team. Je zorgt voor de dagelijkse aansturing van de vier bestuursondersteuners en bent voor hen het eerste aanspreekpunt en ruggensteun. Tevens voer je de cyclus van personeelsgesprekken uit met en maakt met hen samen een persoonlijk ontwikkelplan.

Het uitgangspunt is dat iedereen alle taken zelfstandig kan verrichten en elkaar kan vervangen waar nodig. Er wordt dan ook hard gewerkt aan een handleiding waarin de belangrijkste processen zijn opgenomen. Samen met het team maak je een plan om nieuwe bestuurders wegwijs te kunnen maken in het bestuurlijk proces in Zwijndrecht. Tenslotte voer je het budgetbeheer van bestuurs- en representatiebudgetten.

Wie ben jij en wat neem je mee

·      Je hebt een hbo opleiding gericht op zakelijke, economische of juridische dienstverlening en ervaring met leidinggeven.

·      Je bent bekend met hoe een lokale overheid werkt.

·      Je kan goed overweg met geautomatiseerde systemen.

·      Je beschikt over aantoonbare politieke- en bestuurlijke sensitiviteit.

·      Je beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden.

·      Als het werk daar om vraagt, ben je er. Ongeacht de dag of het tijdstip. Je hebt dan ook geen 9-tot-5 mentaliteit.

Je vindt het uitdagend om in een dubbelrol te balanceren en te prioriteren. Je gaat resultaatgericht, consciëntieus en zeer nauwkeurig te werk. Een grote mate van accuratesse is essentieel in dit werk. Het geeft je energie als je met veel dingen tegelijkertijd bezig bent en fungeert als een belangrijke schakel in een ondersteunde rol. Dit vraagt om een mensgerichte doener, aanpakker en de wil om zaken af te ronden. Je hebt een positieve levenshouding en je staat stevig in je schoenen. Vanuit een coachende en sturende rol -met oog voor de teamleden- werk je aan teambuilding en teamontwikkeling, zodat er een krachtig team wordt gesmeed.

Je kunt je via Gemeenteprojecten alleen als ZZP'er en op persoonlijke titel voor deze freelance (interim) opdracht inschrijven.