Freelance bestuurssecretaresse (zzp)

Duur inzet: uiterlijk september tot 20 december 2024

CAO: HBO, schaal 8

Aantal uren per week: 32 uur-36 uur per week.

Stichting Hanzehogeschool Groningen

Ben jij onze nieuwe servicegerichte, proactieve collega met een secretariële achtergrond?

Ben je proactief, positief ingesteld en op zoek naar een boeiende werkomgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan hebben wij een functie bij het bestuursbureau (Bureau College van Bestuur) voor je waarin je je energie volop kunt inzetten!

Dit ga je doen

In deze functie werk je in het hart van de organisatie. Je bent eerste aanspreekpunt en ondersteuner van één van de leden van het College van Bestuur. Daarnaast heb je een rol in het ondersteunen bij het plannen en organiseren van Hanze brede activiteiten.

We verwachten van jou dat je altijd een oplossing vindt voor het inplannen van afspraken in overvolle agenda’s en de correspondentie zowel intern als extern verzorgt. Je bewaakt de voortgang van acties en gemaakte afspraken en hebt hier een aanjagende rol; jij hebt het al bedacht!

Hier ga je werken

Het team van managementondersteuners werkt intensief met elkaar samen om het bestuur (dat bestaat uit 3 collegeleden) als collectief team goed te laten functioneren. Er wordt actief kennis met elkaar gedeeld en bij afwezigheid vervang je je collega(‘s). Jij bent samen met je collega’s het visitekaartje van de afdeling! Je bent werkzaam op een mooie centrale locatie op het Zerniketerrein. Samen met de andere 2 managementondersteuners, bestuursmedewerkers en juristen vormen jullie het bestuursbureau.

Dit vragen we van jou

• je hebt een opleiding op mbo+/hbo niveau bij voorkeur met een afgeronde secretariële opleiding;

• je hebt stevige ervaring binnen soortgelijke functie, binnen een bestuurlijke complexe omgeving binnen een grote organisatie;

• je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling, schriftelijk en bent sterk digitaal vaardig;

• je kunt goed zelfstandig en accuraat werken, bent in staat overzicht te creëren/houden en resultaten te bereiken, maar je houdt er ook van om samen met je collega’s de schouders eronder te zetten. Dat is ook nodig want het is ‘never a dull moment’ in de bestuurlijke omgeving van de Hanze;

• je functioneert goed in een omgeving waarbij er ad-hoc en onder hoge tijdsdruk iets van je nodig is. Snel schakelen is je niet vreemd;

• je houdt van aanpakken, bent proactief en je krijgt energie van het plannen en organiseren van werkzaamheden en processen in een workflow;

• je bent een teamplayer: je werkt nauw samen met je naaste collega’s, vanuit het principe, dat je op elkaar kunt bouwen;

• van nature ben je iemand die oplossingsgericht is. Je denkt graag mee en je hebt een oog voor het signaleren van knelpunten. Je bent goed in staat om hoofd- en bijzaken te onderscheiden;

• je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en interesse in de processen die spelen in de bestuurlijke context van besluitvorming. Integriteit heb je hoog in het vaandel staan;

• je bent je bewust van en weet om te gaan met de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie;

• van nature vind je het leuk om mee te denken in het verbeteren van processen, zodat we het elke dag een beetje beter doen.