Freelance bestuurssecretaresse (zzp)

Start zsm

Tot 1 september

36 uur - 32 uur is bespreekbaar

Schaal 8

Tarief is tot 68 euro

LET OP! - Vrijdag is een werkdag op locatie voor het hele team

We zoeken een bestuurssecretaresse die uitblinkt in organiseren en het ondersteunen van onze bestuursleden. Ben jij de proactieve en gestructureerde professional die wij zoeken? Sluit je aan bij ons dynamische team en maak een verschil!

Bestuurssecretaresse (36 uur)

Organisatietalent

Jij bent een organisatietalent pur sang met een frisse, open blik en integere persoonlijkheid. Als bestuurssecretaresse ondersteun je twee wethouders op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen en hun tijd efficiënt en effectief kunnen inzetten. Dit doe je door alle (digitale) correspondentie slim te organiseren en agenda’s af te stemmen. Door alle vragen, documenten en andere vormen van informatie te filteren en te stroomlijnen. Je speelt flexibel in op ad hoc situaties en bewaakt deadlines. Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je kijkt ook kritisch mee in processen en bent pro actief als het gaat om het aandragen van verbeteringen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de wethouders. Iedereen weet jou te vinden, zowel interne collega’s als de buitenwereld benaderen jou voor het inplannen van afspraken. De diversiteit aan mensen waarmee je werkt is groot en hier word jij blij van. Altijd een stap vooruit denken en het overzicht bewaren zijn vaardigheden die je goed ontwikkelt hebt in jouw loopbaan.

Het team

Als bestuurssecretaresse ondersteun je twee leden van het college van Burgemeester en Wethouders op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Dat doe je in nauwe samenwerking met je drie collega-bestuurssecretaresses. Als team vullen jullie elkaar aan en ondersteunen jullie elkaar. Hierdoor ben je goed op de hoogte van wat er in de gemeente en in de organisatie speelt.

Jouw werkweek

Het klinkt cliché, maar geen dag is hetzelfde. Je weet nooit wat je te wachten staat en al is je to do list nog zo lang, je weet van aanpakken. Je hebt de lead in het agendabeheer van twee wethouders. Je bereidt afspraken voor door ervoor te zorgen dat de vergaderstukken compleet zijn, maar ook door het reserveren van de juiste ruimte, materialen en IT faciliteiten. Je bent de wethouders een stapje voor met al hun vragen. Complexe agenda’s managen vind je een uitdaging. Je denkt mee en pakt ook proactief zaken op die via de mail binnenkomen.

Kennis & kwaliteiten

-          Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau. Je bent communicatief zeer sterk en hebt MS Office goed in de vingers;

-          Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in je rol op een hoger managementniveau. Je hebt bij voorkeur ook ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of een grote organisatie;

-          Je bent flexibel in je beschikbaarheid, we zoeken een collega die in ieder geval op vrijdag op kantoor werkt. Overige werkdagen zijn in overleg.

-          Je bent stressbestendig en diplomatiek;

-          Je bent proactief en hebt een vooruitziende blik.