Freelance bestuurssecretaresse (zzp)

Sollicitatie deadline: 21-04 13:00

Startdatum inzet: 25-4-2022

Einddatum inzet: 1-7-2022

Uren per week: 36,00

Als bestuurssecretaresse vorm je samen met drie collega’s het secretariaat van de burgemeester, de wethouders en de directie. De functie van bestuurssecretaresse is een leuke, maar zeker geen gemakkelijke functie. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor bestuurders, ambtenaren, inwoners, ondernemers en andere instellingen. Je werkt 32-36 uur, maar bent (binnen de redelijkheid) flexibel in werktijden.

Je werkt voor één van de wethouders en maakt samen met de bestuursadviseur en woordvoerder deel uit van het ondersteuningsteam van deze wethouder. Daarnaast beheer je de agenda van twee domeindirecteuren.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de wethouders en de directeuren van A tot Z klopt;

• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;

• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;

• Meelezen en anticiperen op e-mail van wethouders;

• Voorbereiden van overleggen, completeren van vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;

• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;

• Alle andere voorkomende secretariële taken.

Je werkt rechtstreeks voor de directie en het bestuur en je vervult daarom een voorbeeldfunctie. Je stelt je flexibel op en scoort hoog wanneer het gaat om tact, integriteit, diplomatieke vaardigheden en inlevingsvermogen. Je bent positief, zelfverzekerd en enthousiast. Mensen willen graag met je samenwerken. Je werkt in een politiek/bestuurlijke omgeving met diverse krachtvelden en bent daarin stressbestendig en emotioneel weerbaar.