Freelance ambtelijk secretaris examencommissie (zzp)

Startdatum: 1 december 2023

Einddatum: 1 maart 2024 (of zoveel eerder als dat de vaste vacature wordt ingevuld)

Mogelijkheid tot verlenging: ja

Aantal uren week: 32-36 uur per week

Inschaling: Schaal 9

Inhuurdesk zal selectie maken en voorstellen op moment van binnenkomst

Dit is een project van de Stichting Hogeschool Utrecht (dus niet de Gemeente Utrecht).

Examencommissies zijn voor studenten een belangrijk kanaal bij vragen en klachten over onder andere tentamens, het verlenen van vrijstellingen en het goedkeuren van examenprogramma’s. De taken van de examencommissies zijn onder meer het toezicht houden op toetsbeleid en de borging van het eindniveau. Het ambtelijk secretariaat ondersteunt de examencommissies en verzorgt zowel de voorbereiding als de complete administratieve afhandeling van alle zaken.

Je werkt in het team Certificering 2 dat valt onder de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S). Jouw standplaats is Padualaan 97 in Utrecht (Science Park Utrecht). Dit is een dynamische omgeving, waarin samenwerking met de andere ambtelijk secretarissen en de examencommissies belangrijk is.

Je werkzaamheden

Voor studenten en docenten ben jij het eerste aanspreekpunt. Je bent flexibel inzetbaar bij één of meerdere examencommissies, en springt elders bij als dat nodig is. Door een goede inhoudelijke voorbereiding heb je een cruciale taak bij een vlotte, zorgvuldige en correcte afwikkeling van verzoeken, beroepen en vragen die binnenkomen bij de Examencommissies. In de voorbereiding kwalificeer en categoriseer je de binnengekomen vragen, geef je een eerste reactie en bereid je de besluiten voor door deze te toetsen aan relevante landelijke wetgeving en HU-regelgeving zoals de Onderwijs- en Examenregeling. Je communiceert de genomen besluiten, archiveert de bijbehorende stukken en bewaakt de voortgang van het proces. Ook het up-to-date houden van de website hoort tot je takenpakket. Verder ondersteun je bij de vergaderingen van de examencommissies en bereid je het concept jaarverslag en het jaarplan voor. In nauwe samenwerking met je collega’s zorg je er waar mogelijk voor dat de procedures op instituutsniveau eenduidig zijn ingericht.

Dit ben jij

We gaan graag met jou in gesprek over wat jij zoekt in een nieuwe functie en goede werkgever. Om succesvol te zijn in de rol van Ambtelijk secretaris examencommissie vinden wij bepaalde kwaliteiten, ervaring en opleiding belangrijk. Je herkent jezelf in de drie HU kerncompetenties: initiatief, resultaatgerichtheid en samenwerken Als wij met elkaar in gesprek gaan, gaan wij met jou op zoek naar voorbeelden uit jouw ervaring waaruit duidelijk wordt dat jij:.

· Als adviseur (on)gevraagd advies geeft op uiteenlopende onderwerpen binnen de examencommissie;

· Gestructureerd kan werken en schrijven en weet genomen besluiten helder toe te lichten aan studenten;

· Je bent nauwgezet, kwaliteitsbewust en klantgericht;

· Goed zelfstandig kan werken, maar hebt ook plezier in het contact met collega’s en studenten;

· Onder tijdsdruk blijf je rustig en bewaar je het overzicht.

Wat je hebt

· Je hebt minimaal een hbo- of wo bachelorsdiploma op juridisch vlak of werkervaring in een vergelijkbare rol;

· Ben je bovendien bekend met de relevante wet- en regelgeving en de Onderwijs- en Examenregeling is een pré;

· Ervaring met het studievolgsysteem Osiris is ook een pré.

· Tot slot zijn relativeringsvermogen en gevoel voor humor belangrijke ingrediënten om in de functie te slagen.