Freelance adviseur DIV (zzp)

Uren per week: 36

Start: z.s.m.

Einde: december 2024

Beschikbaarheid, bijzonderheden en eventuele motivatie in je reactie opnemen.

Gemeente Helmond is op zoek naar een adviseur DIV.Het betreft het inhoudelijk beoordelen van 1690 fysieke dossiers (behouden/vernietigen incl. bepaling bewaartermijnen, waarderen op basis van inhoud, selecteren B/V stukken, dossier gereed maken voor vernietiging of overdracht incl. digitaal verwerken in registratiesysteem)

De uitdaging

Als allround medewerker DIV werk je mee aan verdere de digitalisering van de organisatie, waarbij het zaakgericht werken een belangrijke rol speelt. Je levert vanuit jouw specialisme een actieve bijdrage aan het verder vormgeven van het kwaliteitssysteem dat als graadmeter dient voor het (digitaal) informatiebeheer.

In samenspraak met de organisatie borg jij daarmee de volledigheid en juistheid van het (digitaal) archief. Je ziet toe op een correct archiefbeheer binnen de vastgestelde kaders en op een tijdige en verantwoorde vernietiging van informatie, in welke vorm dan ook. Je bent primair verantwoordelijk voor de overdracht van informatie naar de (fysieke/digitale) archiefbewaarplaats binnen de geldende normen en conform de gemaakte afspraken.

Je signaleert en initieert (mede) beleid op het gebied van vernietiging, duurzame digitale informatiehuishouding en de uitvoering van het Documentair Structuur Plan (DSP). In samenwerking met je collega adviseurs informatiebeheer draag je zorg voor een optimale en goede informatiehuishouding van de organisatie.

Je handelt zelfstandig vakinhoudelijke vraagstukken af binnen gestelde kaders en beslissingsbevoegdheid. Je stemt met de teammanager Informatiediensten op hoofdlijnen af en legt verantwoording af over de behaalde resultaten binnen jouw takenpakket.

De afdeling Documentaire Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Transactionele Dienstverlening. 

Wat vragen wij van je:

• HBO denk- en werkniveau, alsmede een afgeronde opleiding op het gebied van Record Management en/of Informatiemanagement (HMDI, LRM of vergelijkbaar);

• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van documentaireInformatievoorziening;

• Ervaring in het bewerken en overdragen van archiefbescheiden naar een(fysieke/digitale) archiefbewaarplaat;

• Kennis van proces- en kwaliteitsmanagement;

• Ervaring met een Document Management Systeem (DMS) / Recordkeeping System (RKS);

• Je kan goed omgaan met de tegengestelde belangen;

• Je bent in staat om een gedegen afweging te maken tussen de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsbelangen enerzijds en archiefwet-/regelgeving anderzijds o.b.v. een risicomatrix;

• Inzicht in gemeentelijke processen.

Competenties;

• accuraat, gestructureerd en resultaatgericht;

• verantwoordelijkheidsgevoel;

• analytisch sterk;

• stressbestendig;

• goede communicatieve en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;

• integer.