Coördinator Facilitydesk (IP)

Gemeente Amersfoort zoekt een coördinator facility desk (36 uur)

Startdatum: 1 april 2026

Duur: een jaar

Richttarief detachering: € 4.568,- per maand obv 36 uur

Schaal: 10 CAO gemeenten

• Sollicitatiegesprekken vinden plaats op 16 maart, live op het gemeentehuis. Houd hier vast rekening mee.

• Bij aanvang van de opdracht ontvang je op jouw eerste dag een laptop (en telefoon indien noodzakelijk) vanuit Gemeente Amersfoort. Werken op eigen laptop (en telefoon) is niet toegestaan.

Omschrijving

De komende periode staat in het teken van een belangrijke mijlpaal: de ingebruikname van een nieuw gemeentelijk gebouw in september 2026 en de verhuizing van onze organisatie begin 2027. Dit vraagt om zorgvuldige voorbereiding, strakke coördinatie en continuïteit van dienstverlening.

Als Coördinator Facility desk speel jij hierin een sleutelrol. Jij coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de facility desk én werkt actief mee in de uitvoering. Tegelijkertijd lever je een belangrijke bijdrage aan de voorbereiding van de verhuizing en de inrichting van facilitaire processen voor het nieuwe gebouw. Vanaf september 2026 beheren we tijdelijk twee gebouwen. Jij zorgt ervoor dat de dienstverlening op beide locaties kwalitatief, efficiënt en goed afgestemd blijft. Je combineert operationele daadkracht met overzicht, structuur en een sterk gevoel voor dienstverlening.

Coördinatie Facility desk

• Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de facility desk

• Je bewaakt voortgang, kwaliteit en afgesproken doorlooptijden van meldingen, aanvragen en klachten.

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor collega’s binnen de facility desk.

• Je signaleert knelpunten in processen en doet verbetervoorstellen.

• Je stemt af met de contractmanager over prestaties, afwijkingen en verbeterkansen.

Operationele uitvoering (meewerkend)

• Je neemt (complexe) aanvragen, meldingen en klachten in ontvangst, registreert en handelt deze af.

• Je spreekt uitvoerende partijen (leveranciers) aan bij overschrijding van uitvoeringstermijnen.

• Je onderhoudt contact met leveranciers over contractafspraken en kwaliteit van dienstverlening.

Voorbereiding verhuizing en dubbel beheer

• Je levert een actieve bijdrage aan de voorbereiding van de verhuizing begin 2027.

• Je denkt mee over werkprocessen, leveranciersafspraken en facilitaire ondersteuning in het nieuwe gebouw.

• Je ondersteunt bij de coördinatie van verhuis gerelateerde werkzaamheden en communicatie richting interne klanten.

• Vanaf september 2026 bewaak je samen met het team de facilitaire dienstverlening voor twee gebouwen en zorg je voor heldere prioritering en capaciteitsverdeling.

Contract- en procesondersteuning

• Je ziet toe op de uitvoering van facilitaire contracten op operationeel niveau.

• Je begeleidt uitbestede werkzaamheden en bewaakt de kwaliteit van dienstverlening.

• Je neemt deel aan projecten en aanbestedingen vanuit jouw inhoudelijke expertise.

• Je draagt zorg voor actuele facilitaire procedures, handboeken en procesdocumentatie.

Managementinformatie en administratie

• Je produceert en beheert managementinformatie over dienstverlening, contractafspraken en uitvoeringskwaliteit.

• Je voert administratieve werkzaamheden uit (zoals ondersteuning bij debiteuren- en crediteurenadministratie, boekingen en budgetbewaking).

• Je actualiseert leveranciersinformatie en beheergegevens.

Wat typeert deze functie?

• Een coördinerende én uitvoerende rol binnen de facility desk.

• Tijdelijk beheer van twee gebouwen vanaf september 2026.

• Functionele aansturing zonder hiërarchische verantwoordelijkheid.

• Veel ruimte voor initiatief, procesverbetering en kwaliteitsbewaking.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren facilitair professional die overzicht houdt en collega’s weet te verbinden. Je combineert coördinerend vermogen met een hands-on mentaliteit. Je voelt je verantwoordelijk voor het teamresultaat én voor de kwaliteit van de dienstverlening.

Wat breng je mee?

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in facilitaire dienstverlening.

• Ruime ervaring binnen een facilitaire omgeving.

• Ervaring met coördineren of functioneel aansturen.

• Affiniteit met een FMIS-systeem, bij voorkeur ervaring met Top Desk.

• Kennis van contractbeheer en administratieve processen.

• Ervaring met organisatieverhuizingen, ingebruikname van nieuwbouw of tijdelijk dubbel beheer is een pré.

En verder

• Coachend en coördinerend vermogen

• Je stuurt functioneel aan, verdeelt werkzaamheden en ondersteunt collega’s in hun ontwikkeling. Je creëert duidelijkheid in rollen, verwachtingen en prioriteiten.

Organisatiesensitiviteit

• Je begrijpt de impact van de verhuizing en dubbele huisvesting op de organisatie en weet belangen zorgvuldig af te wegen.

Klantgerichtheid

• Je begrijpt de behoeften van interne klanten en handelt proactief. Je bent representatief, toegankelijk en oplossingsgericht.

Resultaatgerichtheid

• Je bewaakt voortgang en kwaliteit, spreekt partijen aan op afspraken en zorgt dat doelstellingen worden gerealiseerd.

Plannen en organiseren

• Je houdt overzicht over een meervoudig takenpakket en stelt prioriteiten binnen het team. Je zorgt voor structuur in werkprocessen.

Samenwerken

• Je werkt constructief samen met collega’s, contractmanager en leveranciers. Je bent verbindend en communiceert helder.

Analytisch en procesmatig werken

• Je signaleert afwijkingen en verbeterkansen in dienstverlening en processen en vertaalt deze naar concrete acties.

Initiatief en eigenaarschap

• Je neemt verantwoordelijkheid voor jouw werkgebied en durft beslissingen te nemen binnen jouw mandaat.

Aan de slag via detachering? Dan krijg je naast je bruto inkomen:

• Een maandelijks individueel keuzebudget (IKB) van 10,66% van jouw salaris, inclusief vakantiegeld

• 25 vakantiedagen, flexibele feestdagen en de mogelijkheid om dagen bij te kopen

• Een reiskostenvergoeding

• Een goede pensioenregeling

• Extra vergoedingen voor internet, telefoon en een thuiswerkplek budget

• Een opleidingsbudget, coaching en toegang tot de Randstad Academy

• Netwerkevents, kennissessies en een jaarlijks community festival  

Meer informatie over de arbeidsvoorwaarden? Kijk dan hier: https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true