Business analist (IP/ZZP)

• Startdatum: zsm

• Duur: t/m 31-12-26

• Aantal uren per week:16 uur gemiddeld per week in Q1 + Q2 / 8 uur gemiddeld per week in Q3 + Q4

• Inschaling: Schaal 12, CAO Gemeenten

• Max tarief ZZP: €102 per uur

• Max salaris IP: €6.100 per maand (obv 36 uur)

• Gemeente Groningen

Over de opdracht:

We zoeken een Business Analist die voor het project implementatie Corsa Document Management Systeem (DMS) het volgende realiseert:

- Inbedding van het concernproces rondom in- en uitgaande fysieke, archiefwaardige documenten in de processen van directies en afdelingen;

- Pro-actieve bijdrage aan de transitie naar volledig digitaal werken wat procesgericht verloopt op basis van standaard-configuratie en waarbij het DMS duurzame toegang tot archiefwaardige brondocumenten (zoals Office, PDF, e-mail) ondersteunt.

Het achterliggende doel hierbij is dat de afdelingen inzicht krijgen in nut en noodzaak van de verandering, wat de impact voor hun processen is, hoe dit zich verhoudt tot lokaal gebruikte Taakspecifieke Applicaties of concernapplicaties en welke verantwoordelijkheid afdelingen zélf in deze verandering hebben.

Context:

In 2025 is de poststroom in Corsa voor afdelingsspecifieke processen van 8 afdelingen ingericht. De overgang van de eDocs-poststroom naar Corsa betekent:

- Van analoog naar digitaal registreren en archiveren met Corsa.

- Van ontvangst in een (digitale) postbus bij de afdeling naar digitale ontvangst in het DMS.

- Van registratie in eDocs naar opslaan en archiveren in Corsa

- Van behandelen op de afdeling en doorsturen, naar een (eenvoudig) proces: registreren – behandelen – archiveren.

- Van documentgericht naar procesgericht werken.

In 2026 wordt de poststroom in Corsa voor generieke processen van alle ca. 100 afdelingen verdeeld over meerdere directies ingericht. Dat is geen doel op zich: het is de bedoeling dat de gemeente kan vertrouwen op kwalitatief goede dossiervorming en een bijbehorend digitaal archief. Dit begint ermee dat fysieke documenten waar de afzender of geadresseerde rechten aan kan ontlenen of een reactie op verwacht,digitaal worden gedistribueerd (o.a. door het scannen van fysieke post) en digitaal in behandeling worden genomen.

Een deel (naar schatting 700 medewerkers) zal zo haar post in Corsa ontvangen. Dit is een grote groep voor wie er een verandering aankomt. Het betekent:

• Een nieuwe manier van werken voor de ‘centrale’ afdelingen KCC Post en Informatiebeheer

• Een nieuwe manier van werken voor de ‘decentrale’ afdelingen, leidinggevenden, medewerkers en secretariaten;

• Maar ook leren werken in een nieuwe applicatie en met nieuwe tools.

Met de nieuwe applicatie Corsa wordt de bestaande applicatie eDocs vervangen en digitaal werken geïntroduceerd voor die directies / afdelingen die nu nog met eDocs werken, wat per 1-4-2026 is uitgefaseerd. De implementatie hiervan wordt projectmatig opgepakt sinds eind 2024 en komt in 2026 tot een afronding. 

De scope van digitalisering poststromen met Corsa betreft:

- Alle inkomende analoge en digitale post dat binnenkomt en voor registratie in Corsa in aanmerking komt;

- Alle uitgaande brieven die verzonden worden door de gemeente en voor registratie in Corsa in aanmerking komen;

- Het bevorderen van de adoptie waarbij – op basis van bestaand beleid – de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer decentraal bij afdelingen en medewerkers is belegd.

‘Standaard proces’ als onderdeel van het project:

Een belangrijke succesfactor voor het project en het beoogde resultaat is dat de gebruikersorganisatie het werken in Corsa adopteert. De voornaamste verandering is dat medewerkers / gebruikers – veel meer dan voorheen – geacht worden digitaal te werken met aandacht voor de kwaliteit van de digitale dossiervorming; dit in een situatie dat Informatiebeheer, meer dan voorheen, in de rol van adviseur en regisseur zit. Concreet betekent dit dat het proces van in- en uitgaande archiefwaardige documenten volgens een standaard procesgang wordt ingericht in lijn met wetgeving en beleid in een situatie dat afdelingen deze documenten veelal volgens niet-gestandaardiseerde werkwijzes behandelen. Deze processtandaardisatie zal tot een positieve kwaliteitsimpuls van het informatiebeheer leiden; verandermanagement ondersteunt hierin. Dossiervorming vindt op deze manier standaard plaats in Corsa door medewerkers zélf. Taakafhandeling door hen blijft gelijk aan hoe het nu is en vindt grotendeels plaats buiten Corsa.

Plek in de organisatie:

Als Business Analist ben je onderdeel van het implementatieteam, bestaande uit een functioneel beheerder, een adviseur informatiebeheer, een informatiebeheerder, een communicatie-adviseur, vertegenwoordigers van KCC-Post, functioneel beheer, een verandermanager, een integratieconsultant, een solution / functionele consultant en een projectleider. Je rapporteert rechtstreeks richting de projectleider.

Beoogde doelen en resultaten:

• Analyse + beschrijving maken van huidige, lokale processen rondom documentair informatiebeheer op de afdelingen volgens actuele modelleringstechnieken;

• Mapping verzorgen van huidige, lokale processen op nieuwe, centrale concernproces;

• Inzicht in en draagvlak voor werken volgens centraal concernproces;

• Ingericht, generiek werkproces waarvan in Corsa actief gebruik wordt gemaakt;

• Inzicht geven in meetbare voortgang;

• Integraal samenwerken binnen het implementatieteam;

• Duurzame werkwijze voor afdelingen. 

Kernkwaliteiten:

- Je bent in staat om de juiste stakeholders te identificeren om zo betrokkenheid en draagvlak voor einddoel en route te realiseren;

- Je bent snelstartend en pragmatisch uitvoerend;

- Je bent resultaatgericht en een aanjager;

- Je bent stressbestendig;

- Je bent overtuigend en kunt omgaan met weerstanden;

- Je straalt uit over een ‘hands-on’ -mentaliteit te beschikken en laat dit ook zien in woord en gedrag.

Kennis en ervaring:

- HBO werk- en denkniveau en meerjarige ervaring in een vergelijkbare functie;

- Meerjarige ervaring met het begeleiden van soortgelijke veranderingen;

- Kennis van en ervaring met het opstellen van procesbeschrijvingen en proces(her)ontwerp / Business Process Management;

- Kennis van en ervaring / affiniteit met Digitaal Werken volgens een DMS binnen een gemeentelijk applicatielandschap;

- Kennis van en ervaring met verandermanagement is een eis, kennis van methodiek Prosci is een pré;

- Uitstekend in mondelinge en schriftelijke communicatie

Arbeidsvoorwaarden (alleen) voor detachering:

https://docs.google.com/document/d/168hTXFFeu1BLiaIhe11OrJQVp5irdDEO/edit?usp=sharing&ouid=108856046325586215209&rtpof=true&sd=true