Afdelingsassistent

Startdatum: z.s.m.

Aantal uren week: 36

Inschaling: Schaal 6 (gemeente cao)

De rol van de gemeente is aan het veranderen. Niet langer zorgt de gemeente voor alles wat in de stad nodig is. De behoefte van de individuele klant en de maatschappelijke vraagstukken in de stad zijn leidend en we organiseren ons werk daar omheen. Dat betekent dat de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan beleid, middelen en taken sterk zal veranderen en zal blijven veranderen. Dat betekent een andere manier van sturen dan dat we gewend zijn. De ambitie van Communicatie & KCC is om de organisatie in deze complexe verantwoordelijkheid maximaal te ondersteunen en zorgen voor een excellente dienstverlening voor de inwoners van Almere. 

Voor medewerkers van Communicatie & KCC betekent dit: 

·        Bijdragen aan het waarmaken van de communicatieve organisatie.  

·        Zorgdragen voor een effectieve en efficiënte dienstverlening voor onze inwoners.  

·        Adviseren, creëren waar nodig middelen, coachen en faciliteren.  

·        Open en transparant in het delen van informatie, zoeken naar verbinding en wederzijds begrip.  

Proactief, kritisch, signalerend en adviserend. De afdelingsassistent richt zich op het ondersteunen van het managementteam van de afdeling Communicatie en KCC. Weet wat werken in een bestuurlijke omgeving betekent, is in staat om zelfstandig te werken en daarbij over de grenzen van de eigen taken te kijken. 

Los van de in-en externe omgeving wordt van de afdelingsassistent de ambitie verwacht om in het vakgebied door te groeien en te ontwikkelen. Om dit waar te maken is voldoende lerend vermogen noodzakelijk. Deze ambitie vertaalt zich in een leergierige houding en streven om bij- en om te scholen. Daarmee draagt de afdelingsassistent bij aan een hoogwaardig professionele afdeling.  

Uitvoering werkzaamheden: 

·        Assisteren en ondersteunen van het managementteam. 

·        Agendabeheer van het managementteam. 

·        Heeft vanuit de werkzaamheden en agendabeheer van het managementteam regelmatig contact met het bestuurssecretariaat over zowel inhoudelijke zaken als vanuit het agendabeheer. 

·        Inbox management - verwerkt waar mogelijk zelfstandig mail van het management van de afdeling. 

·        Draagt zorg voor een voorbereiding van afspraken en plaatst de benodigde stukken in Sharepoint. 

·        Officemanagement. 

·        Verlof- en ziekteregistratie. 

·        Verzorgt de voorbereiding van de personele formulieren. 

·        Verzorgt de administratieve afhandeling bij de inhuurkrachten en voor contractbeheer. Zorgt voor een actueel overzicht van de inhuur. 

·        Het organiseren en verslaglegging/actielijsten van ketenoverleggen. 

·        Organiseert (teams)afdelingsactiviteiten en -bijeenkomsten. 

·        Is huisvesting coördinator en heeft vanuit die rol contacten met Facilitaire zaken en ICT. 

·        Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. 

·        Neemt zelfstandig beslissingen over de planning van het werk. 

Functievereisten:

·      Flexibiliteit 

·      Plannen en organiseren 

·      Mondeling communiceren 

·      Schriftelijke communiceren

·      Initiatief nemen

·      Omgevingssensitiviteit

·      Samenwerken

·      Zorgvuldigheid

·        Zelfstandig en in teamverband kunnen werken, samenwerkingsgericht 

·        Bestuurlijke sensitiviteit 

·        Goede schriftelijke- en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid 

·        Proactieve en kritische houding