Projectmedewerker digitaal zaakgericht werken

De omgeving

De gemeente Oirschot heeft 18.000 inwoners en ongeveer 140 medewerkers. Een goede dienstverlening staat bij ons hoog in het vaandel. We introduceren daarom een nieuwe manier van werken in onze organisatie: ‘digitaal en zaakgericht werken’. Kort samengevat betekent dit dat al onze processen digitaal gaan verlopen, dat alle documenten digitaal gearchiveerd gaan worden en dat we op die manier onze dienstverlening sneller en beter kunnen organiseren. Dit betekent veel voor onze medewerkers: zij moeten zich een nieuwe manier van werken en nieuwe software eigen maken. Het projectteam ondersteunt hen hierbij.

De opdracht

We zoeken iemand die tijdelijk het projectteam voor ‘digitaal en zaakgericht werken’ wil ondersteunen. Je krijgt meerdere taken:

-      Dagelijkse gebruikersondersteuning: Uiteraard hebben gebruikers veel vragen op het moment dat zij digitaal en zaakgericht gaan werken. Dat kunnen vragen zijn over de software of over de manier van werken. Jij staat voor hen klaar om ze te helpen!  

-      Procesbeschrijvingen maken: van elk werkproces dat we digitaliseren maak je een korte beschrijving volgens een vast format. Zo is voor iedereen duidelijk hoe het digitale proces verloopt.

-      Kwaliteitscontrole: Je monitort hoe de digitale dossiers er uit zien. Zitten alle documenten er in? Wordt de juiste metadata toegekend? Je doet deze kwaliteitscontroles aan de hand van een handreiking en legt je bevindingen vast. Maar het belangrijkste is nog wel dat je die bevindingen terugkoppelt aan de gebruikers. Met als doel om hen steeds wat beter en makkelijker op de nieuwe manier te laten werken.

Daarnaast help je mee bij andere werkzaamheden van het projectteam en lever je je professionele input bij overleggen.

Dit alles doe je samen met onze adviseurs en applicatiebeheerders. We werken op een projectmatige manier en hebben een strakke planning.

Wij vragen

-      HBO werk- en denkniveau.

-      Je hebt ervaring met digitale archivering en/of zaakgericht werken.

-      Je helpt graag mensen, je bent niet bang om voor een (virtuele) groep te staan en je bent vooral ook heel enthousiast.

-      Je onderkent het belang van kwaliteitscontroles en je vindt het leuk om dit op een gestructureerde en zorgvuldige manier aan te pakken.

-      Je kunt goed zelfstandig werken, maar maakt ook graag onderdeel uit van een team.

-      Ervaring met een DMS (Corsa) en zaaksysteem (iZaaksuite) is een pré.

Het betreft een tijdelijke functie voor gemiddeld 24 uur per week vooralsnog tot 31 december 2021, met mogelijkheid tot verlenging, afhankelijk van de projectvoortgang en beschikbaar budget.

Sollicitatie deadline is 8-4 om 10:00 uur.