Gemeenteprojecten
Freelance programmasecretaris transitieprogramma duurzaamheid (zzp)
Startdatum voorkeur: zsm
Duur opdracht: tot 1 jan 2024 (verlenging eventueel mogelijk)
Aantal uren per week: 28 - 32
Onze missie: een circulair en groen Waddinxveen, met schone energie. Daarvoor is er binnen de gemeente Waddinxveen een transitieprogramma Duurzaamheid: klimaatactie en Biodiversiteit, opgezet.
Het programma is georganiseerd rondom de 4 belangrijke transities waarbij we sterke nadruk leggen op het bouwen van een beweging in de samenleving (inwoners en ondernemers) om deze transities op gang te brengen. Ook werken we steeds meer iteratief (agile); we kijken kortdurend en kleinschalig wat werkt en schalen dat dan op.
Het afgelopen jaar is het programma organisatorisch stevig gegroeid en is er nu behoefte aan versterking in de vorm van een programmabureau mede om de programmamanager te ontlasten. Daarvoor zoeken we een hands-on allround senior programmasecretaris met gemeentelijke ervaring.
Wat ga je doen
Als programmasecretaris zit je in het hart van het transitieprogramma Duurzaamheid. Je zorgt ervoor dat alles wat het programma nodig heeft om goed te functioneren beschikbaar is en terechtkomt op de juiste plek, of het nu gaat om geld, personeel of stukken voor ons bestuur.
Je werkt nauw samen met de programmamanager, projectleiders, de financieel consulent en andere adviseurs bedrijfsvoering van de gemeente. Dat betekent tijdig aan de bel trekken bij taken rondom begroting, planning, administratie en programmaplan. Je verzorgt en bewaakt de overall financiële voortgang van programma Duurzaamheid (programmabegroting, projectbegrotingen, budgetbewaking en forecast) en de contractadministratie van het programma. Waar nodig ben je betrokken bij de SiSa verantwoording over de Specifieke Uitkeringen (SPUK’s), die we van het Rijk en/of provincie ontvangen.
Je zorgt voor voorbereiding en het mede opstellen van de Planning & Control producten op t.b.v. de jaarrekening, kaderbrief, programmabegroting en Bestuursrapportages en andere programmarapportages. Dit doe je in overleg met de projectmanagers en beleidsadviseurs in het programma en stemt af met de financieel adviseur.
Je faciliteert en ontlast waar nodig de programmamanager in werksessies met de projectmanagers en beleidsadviseurs om nieuwe plannen te maken.
Je bewaakt en faciliteert onze interne programmaprocessen (projectmanagement processen, voortgangsrapportages enz.
Mogelijk vragen we je ook om op te treden als projectcoördinator voor een aantal projectonderdelen
Je verleent ad hoc ondersteuning van de medewerkers van programma Duurzaamheid.
Met wie ga je samenwerken
Je wordt onderdeel van het aandachtsgebied Ruimte en het transitieprogramma Duurzaamheid. Naast de onderwerpen biodiversiteit en klimaatadaptatie werken we aan de energietransitie en aan het bevorderen van een circulaire economie. Je werkt nauw samen met de programmamanager en met de projectmanagers en beleidsadviseurs die betrokken zijn bij deze transities.
Daarnaast heb je veel overleg met de financieel consulent van de gemeente die vanuit de organisatie hetprogramma faciliteert.
Je hebt de volgende kwaliteiten
Minimaal hbo-werk- en -denkniveau.
Affiniteit met duurzaamheid
Affiniteit en ervaring met bedrijfsvoering processen (P&C-cyclus).
Je bent resultaatgericht en hebt analytische kwaliteiten.
Je hebt financieel inzicht en ervaring met begroten en bewaken van budgetten.
Je bent zelfsturend en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, en bent een kei in ketenbeheer (je coördineert, zet werkzaamheden uit en bewaakt de uitvoeringsketen).
Je maakt makkelijk contact, je bent faciliterend en dienstverlenend.
Je kan kort, bondig en to the point schrijven
Je werkt zelfstandig
Je hebt kennis van
Projectmanagement / PMO’s opzet en werking
Opzet van een financiële project- en programma administratie
Het werken in een gemeentelijke organisatie; je bent goed bekend met gemeentelijke procedures en de gemeentelijke producten van de Planning & Control Cyclus.
Ervaring met gemeentelijke zaaksystemen.