Freelance managementassistent bestuurssecretariaat (zzp)

Start: ZSM

Eind: 31-08-2022 met kans op verlenging

Schaal: 7

Uren: 28-36 uur per week

Vakanties zullen in afstemming moeten plaatsvinden met een andere bestuurssecretaresse en vanuit thuiswerken is niet gewenst.

Ervaring bij een Gemeente is geen vereiste, belangrijk is de ervaring 1 op 1 ontzorging. De agenda van de burgemeester heb je in het beheer en waarschijnlijk 1 van de wethouders.

Wij zijn op zoek naar een managementassistent voor het bestuurssecretariaat voor 28-36 uur voor de duur van minimaal 2 maanden, met mogelijke verlenging van 1 of 2 maanden. het liefst zo snel mogelijk.

Waarom hebben we jou nodig?

Wegens vertrek van één van de huidige managementassistentes van het bestuurssecretariaat zijn we op zoek naar tijdelijke opvulling van deze functie, totdat we betreffende functie weer hebben ingevuld.

Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor de ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de directie. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Wat ga je doen?

Voor jou is elke dag verschillend. In grote lijnen vertellen we waarvoor we je zoeken:

Je bent de rechterhand van onze bestuurders. Je bewaakt de complexe agenda’s, behoudt altijd die helicopterview en werkt zelfstandig. Het is nodig dat je mee kunt denken en zeer betrokken bent bij de organisatie. Nieuwsgierigheid is in deze functie dus zeker een pré. 

Samen met je directe collega's pak je die zaken op die nodig zijn om het bestuurssecretariaat goed te laten functioneren als geheel samen met de managementassistentes uit onze organisatie. Je bent accuraat, proactief en je kunt goed plannen en organiseren. Daarnaast ben je je bewust van het vertrouwelijke karakter van de functie en handel je hiernaar. 

Hoe maak jij het verschil?

Als managementassistent houd jij je hoofd altijd koel, gewoon omdat je de zaken goed op orde hebt. Jouw vooruitziende blik en daadkracht om alle werkzaamheden op het bestuurssecretariaat goed te regelen, dragen bij aan het succes van het college en de directie. Jij weet precies wat het college en de directie nodig heeft. Ontzorgen is voor jou een belangrijke drijfveer en is je van nature gegeven. Linksom of rechtsom, jij regelt het! 

Wanneer zijn wij een match?

Je bent een secretarieel talent met organisatie sensitiviteit. Zelfstandig werken vind je leuk en je neemt binnen kaders graag initiatieven.

Je hebt minimaal een mbo+/hbo werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar secretariële ervaring op bestuurlijk- of directieniveau en een pittige portie ambitie. Jij overziet op ieder moment wat er speelt en kijkt daarbij verder dan je eigen werk. Je initieert en denkt mee over verbetervoorstellen op het gebied van kwaliteit of efficiency. Hiervoor kijk je niet alleen naar ervaringen binnen maar ook naar die van andere organisaties.

Omdat flexibiliteit en samenwerking essentieel zijn, vragen we een hoog commitment: je bent optimaal beschikbaar. Je zet je uren op een flexibele manier in. Verder heb je bovengemiddelde affiniteit met moderne ICT, vergader applicaties (bijv. iBabs) en beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.