Freelance applicatiebeheerder/salarisadministrateur

Voor onze klant Avres zoeken wij tijdelijk een applicatiebeheerder/salarisadministrateur.

Kennis vereist van Compas, Beaufort en de digitale modules van YouForce (Visma-Raet). Hier moet je ervaring mee hebben. Je hoeft niet eerder bij een gemeentelijke organisatie gewerkt te hebben, zolang je maar ervaring hebt met de applicaties en modules.

Algemeen functieprofiel salarisadministrateur:

 DOEL VAN DE FUNCTIE

 Salarisadministratie voldoet aan eisen.

 Salarisbetaling is tijdig en correct.

 P&O applicaties zijn correct ingericht en gebruiksvriendelijk.

PLAATS IN DE ORGANISATIE

 De Salarisadministrateur is werkzaam binnen het Team P&O en wordt aangestuurd door Teammanager P&O.

KERNTAKEN

 Muteren van en controle op salarismutaties

 Aanbieden van betalingen voortvloeiend uit de salarisverwerking

 Verstrekken gegevens aan derden (o.a. UWV, pensioenfondsen, belastingdienst, accountant)

 Voeren van correcte werkadministratie

 Applicatiebeheer van voor P&O relevante applicaties

ORGANISATIE COMPETENTIES

 Betrokken: hoge prioriteit geven aan tevredenheid van klanten of interne medewerkers en aan het verlenen van service of hulp, en daarnaar handelen.

 Ondernemend: het signaleren en onderzoeken naar kansen in de omgeving. Deze kansen vertalen naar mogelijkheden in de eigen werksituatie.

 Samenwerken: bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de ander/groep.

FUNCTIE SPECIFIEKE COMPETENTIES

 Accuraat: gericht op details en hiermee zorgvuldig en effectief mee omgaan.

 Voortgangsbewaking: anticiperen op en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en plannen.

 Integriteit: handhaven van algemene en professionele sociale en ethische normen en waarden, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken.

Specifieke werkzaamheden

Voor de huidige inhuurvraag zoeken we niet iemand voor het invoeren van mutaties (daar is al iemand voor). Wel gaat het om het applicatiebeheer van de systemen en taken zoals het controleren van ingevoerde mutaties en het afroepen van de productie.

Er zitten dus wel degelijk salarisadministratie taken aan deze rol, naast het stuk applicatiebeheer. Denk aan het controleren van de invoer, het klaarzetten van rubrieken, het afroepen van de productie en het opstellen van personeelsformatie. Wanneer je collega alle mutaties heeft ingevoerd, dan kijk je of het goed staat en of je geen gekke dingen ziet. Je moet het kunnen zien wanneer dingen niet goed staan ingevoerd en dit kunnen corrigeren. Anders gaat het niet goed als je de productie gaat afroepen (lees: salarisstroken aanvragen via de backoffice van Visma-Raet). Je hoeft niet brieven te kunnen verwerken in de salarisadministratie. Dat is niet de focus (daar is immers ook je collega voor), maar het is wel handig als je dit ook kunt.

Je moet de Compas – en de Beaufort applicaties goed kennen en hetzelfde geldt voor de digitale modules van YouForce (Visa-Raet). Stel dat er iets fout gaat in Compas, dan moet jij het oplosen. Maar bijvoorbeeld ook het toekennen of juist afnemen van systeemrechten van medewerkers hoort bij jouw taken. Qua modules van Visma-Raet kun je denken aan de verzuimmodule, maar bijvoorbeeld ook een nieuwe beoordeling (performance) module. Daar moet je ook affiniteit mee hebben en het liefst ook ervaring. Stel dat er opeens iets verdwijnt of er zit een fout in de module, dan moet je dat kunnen oplossen (hierbij heb je een hulplijntje met de helpdesk van Visma-Raet). Stel dat een medewerker niet meer kan inloggen, dan los jij het op. Je hebt dus als het ware intern binnen de organisatie ook een helpdeskfunctie. Hetzelfde geldt voor wanneer een medewerker verhuisd moet worden naar een andere organisatorische eenheid, dit regel jij. Het bulkwerk zit dus aan de applicatie kant, maar er is ook zeker een salarisadministratie component. Stel dat er iemand een uitkering komt aanvragen in het kader van de wet WIEG. Dan moet je weten wat die wet inhoudt, weten dat het om een bepaalde codering gaat en dit vervolgens kunnen inregelen. Maar ook bij de invoering van de nieuwe cao per 1 juli a.s. (aan de slag cao) speel je een belangrijke rol: je zult dan mensen verhuizen van organisatorische eenheden en in andere schalen zetten (daar heb je hulp bij vanuit Visma-Raet en Compas). 

Functie-eisen

o  Minimaal aantal jaren ervaring? 3-5 jaar, eerder richting de 5.

o  Opleidingsniveau HBO

o  Wat voor type persoon? Niet heel gesloten, wel een beetje open. Vertrouwen bieden aan opdrachtgever (als salarissen niet tijdig en/of juist betaald worden, hebben zij een groot probleem). Type dat past bij ambtelijke organisatie. Niet belangrijk of je bij gemeente hebt gewerkt, dat is niet nodig zolang je maar ervaring hebt met de genoemde applicaties en modules. Dit laatste is echt heel belangrijk. Als je deze ervaring en kennis niet hebt, moet je eerst een training volgen om de pakketten te leren kennen. Daar is geen tijd of ruimte voor. Er is zoals eerder aangegeven wel een helpdesk en er zijn productbeschrijvingen van hoe alles werkt.

o  Wanneer is de inhurend manager tevreden over de uitvoering van de opdracht? Als alle salarissen betaald worden, juist en op tijd. Applicatievragen goed en snel opgepakt worden. Bijv kun je mij rechten geven om in deze module te komen, dan moet je dat in 5 min regelen. Helpdeskfunctie. Ook voor alle nieuwe mensen de goede rechten klaarzetten. Je maakt niet zelf het account aan (dat ligt bij Informatiemanagement, maar geeft wel specifieke rechten bepaalde modules. Veel rechten zijn al automatisch toegekend aan de rol die iemand krijgt, maar kan zijn dat daar weer fouten in zit. Dat loopt deze persoon na. Of als iemand aangeeft ik kan er niet in of iemand logt verkeerd in, dan belt iemand jou moet je diegene er doorheen leiden. Of bijv. wanneer een teammanager je bent over een ziekmelding die hij of zij niet terug ziet in het systeem, dan loods jij de teammanager er doorheen en lost het op.

Praktisch

o  24-32 uur afhankelijk van wie de kandidaat is en wat hij/zij kan. De voorkeur gaat uit naar een ervaren persoon voor 24 uur per week. Stel dat iemand toch wat meer tijd nodig heeft, dan is max 32 een optie.

o  Gesprekken vinden plaats op dinsdag 18 mei tussen 08.00-12.00 uur en woensdag 19 mei tussen 08.00-10.30 uur op locatie in Meerkerk (mondkapje mee!). Het gesprek zal 30-45 minuten duren. Mogelijk volgt er nog een 2e gesprek op een andere dag.

o  Er kunnen maximaal 4 gesprekken plaatsvinden.

o  Voor na de start: werkdagen in overleg, maar wel over de week verspreid. Bijvoorbeeld niet ma-woe werken en dat de vragen die op donderdag binnenkomen dan moeten wachten tot vrijdag. Het zal een combinatie zijn van thuiswerken en werken op locatie (standplaats = Meerkerk). In het begin zul je wat vaker op kantoor zijn om kennis te maken en af te stemmen, maar uiteindelijk kun je de applicatiebeheer werkzaamheden ook prima vanuit huis doen.

Sollicitatie deadline is 14-5 om 12:00 uur.